אדמינסטרציה בעולם העבודה החדש

Business vector created by freepik - www.freepik.com

דבורה שגיא, רכזת השמה ב"דרוש ניסיון" למעלה מ5 שנים, מסבירה שדברים "קצת" השתנו בתחום האדמינסטרציה במהלך העשור האחרון. קבלו סקירה קצרה, תמציתית ומאלפת לגבי משרות אדמיניסטרטיביות כפי שהן מוגדרות בשוק העבודה היום. לתשומת לב כל מגישי ומגישות המועמדות.

עולם העבודה החדש שינה את פניהם של מקצועות רבים: מקצועות כמו נגרות, אדריכלות ו"עבודות כפיים" נוספות עברו מהפך ממוחשב והיום ניתן למצוא אינספור תכנות ייעודיות לשרטוט ותכנון. אם עורכי דין בעבר היו צריכים לגשת לספרייה בשביל למצוא פסק דין כזה או אחר, היום חיפוש ממוחשב פשוט יענה להם במהירות וביעילות על החיפוש הזה.

על אחת וכמה, העידן הטכנולוגי שאנחנו נמצאים בו, כניסתם של מחשבים, טלפונים חכמים, טבלטים  וכו' שינה את תחום האדמיניסטרציה מן הקצה אל הקצה: פגישות נקבעות באמצעות תכנות ייעודיות, רוב חומר העבודה שמור על שרתי מחשב, ובענן.

משמעותה של מזכירוּת רפואית איננה עוד קביעת  תורים עבור רופאים, את זה ניתן לעשות באמצעות מערכת לקביעת תורים ממוחשבת. לתחום המזכירות הרפואית נוספו מיומנויות ומשימות שמקלות על עבודתם של הרופאים ומאפשרת להם  לטפל בחולים ביתר תשומת לב. גם תחום המזכירוּת המשפטית עבר תמורה דומה: בכל משרדי עורכי הדין נסגרו חדרי הקלדניות וכיום התחום הוא מקצועי הרבה יותר ומסייע בעבודת עריכת הדין ממש.

מסקנה:  עולם "המזכירות" השתנה ללא הכר. מתחום צר  של מזכיר/ה אישית,  עוזר/ת מנכ"ל, רל"ש וכו' התפקיד הפך לרחב ודורש ידע ניסיון וכישורים רבים . דרישות התפקיד התפתחו גדלו והשתכללו, ניהול אדמיניסטרטיבי דורש היום ידע בתוכנות OFFICE עם דגש על ידע נרחב באקסל, תוכנות הנהלת חשבונות , ניהול שכר, ובקיאות באתרי אינטרנט ורשתות חברתיות. עולם ה"מזכירות" וניהול משרד היום הוא הרבה מעבר לדגם התעסוקתי של "המזכירה" הישנה.

(אם נשאר עוד זכר לתפקידי המזכירה המסורתי הם אולי להכין את חדר הישיבות, לקבל את האורחים, להציע תה או קפה – אבל גם זה עובר מהעולם ושולחים את האורח להכין לעצמו בפינת הקפה במכונת האספרסו)

לפניכם דוגמא למודעת דרושים למשרה אדמיניסטרטיבית בעמותה קטנה:

תיאור המשרה :

  • סיוע בעבודת חשבות שכר,
  • גביה והנהלת חשבונות,
  • מענה טלפוני,
  • ניהול יומנים וסדר היום המשרדי,
  • תפעול שוטף של העבודה מול ספקים – ציוד משרדי, תחזוקה,
  • סיוע בעבודת הליבה של הארגון.

דרישות התפקיד :

  • ניסיון והיכרות עם תחום חשבות שכר והנהלת חשבונות;
  • שליטה מלאה בסביבת מחשב משרדית ובתוכנות גוגל ואופיס בדגש על אקסל;

יישומי מחשב נדרשיםתכנות אופיס, בקיאות במאגרי מידע אינטרנטים ורשתות חברתיות, תכנת sap וחשבשבת
כרכזת השמה באתר "דרוש ניסיון" כבר קרוב ל 5 שנים, שעברו תחת ידיה הרבה משרות אדמיניסטרטיביות, אני מציעה לבדוק לפני הגשת מועמדות  את הדרישות הייחודיות של המשרה – ולפנות רק לתפקידים שיש לנו את הכישורים והניסיון  עבורם. הגשת מועמדות לתפקיד בהתאם לכישורים, ידע וניסיון וכאשר קורות החיים עונים על הדרישות, הסיכוי למצוא עבודה מאתגרת ומעניינת גדל משמעותית!

בהצלחה,

דבורה